Eine Software zur Verwaltung Ihrer Inhalte ist nicht zwingend notwendig. Bilder und Filme von unterschiedlichsten Dateiformaten und Datenträgern können grundsätzlich direkt ohne den Einsatz eines Computers oder besonderer Software von einem beliebigen USB-fähigen Mediaplayer wiedergegeben werden...

Bei Bedarf allerdings, und immer bei umfänglich größeren, vernetzten Systemen müssen sich Kommunikationsprozesse weitgehend automatisieren und Informationen, die dynamisch auf den jeweiligen Präsentationsflächen dargestellt werden sollen, über Wochen im Voraus planen (=programmieren) lassen. "Plakat"-inhalte, Hinweise, Preisinformationen können so zielgruppenspezifisch und zeitgenau kostengünstig, unkompliziert, wahlweise als Stand- oder Bewegtbild dargestellt werden.

Was eine Digital-Signage-Installation im Einzelnen leistet, hängt maßgeblich von der zentralen Software ab, die den Content verwaltet, überträgt und z.T. auch generiert: bewegte und statische Bilder, Grafiken, Sounds, Texte und Präsentationen – kurz: Alle in der IT-Welt üblichen Formate können genutzt werden.

Zwei grundlegende Funktionen machen solch eine Content-Medienverwaltungssoftware aus:

• der COMPOSER
• der SCHEDULER

Der COMPOSER erlaubt es, aus dem Medienpool des zentralen Servers bestimmte Medieninhalte zu gruppieren: in "Anzeigen", "Layouts", "Container", "Templates" (Vorlagen) oder "Playlists" o.ä. zusammenzufassen, variable zu kombinieren und zu struktieren.

Die Anzeigen/Layouts können in einzelne Segmente unterteilt und mit unterschiedlichen dynamischen und statischen Inhalten befüllt werden. Der Anwender hat dadurch viele Möglichkeiten, Kunden-, Mitarbeiter- und Besucherinformation individuell und situationsabhängig zu gestalten.

Der SCHEDULER ist ein digitaler Kalender, der über Zeitleisten  den jeweils zugeordneten Playern/Displays im Netzwerk Abspielzeitpunk und -dauer der als Layouts oder Playlists zusammengestellen Inhalte mitteilt. Hier werden also die Medieninhalte verwaltet und der Programmplan aufgestellt.

Die einzelnen Displays sind mit einer eindeutigen ID im CMS registriert, so dass man für jedes Gerät im Netzwerk eine individuelle Playlist einrichten kann. Jedes Ausgabegerät erhält auf diese Weise sein eigenes, genau abgestimmtes Programm.

Darüber hinaus laufen in der zentralen Software auch die Statusmeldungen der einzelnen Displays zusammen, so dass Fehler rasch erkannt und behoben werden können. Hinzu kommt ferner die Möglichkeit, Livebilder aufzuzeichnen und so Nachweise für die Ausstrahlung von Werbeclips zu erzeugen. Dieses elektronische Clipping ist besonders für Werbekunden wichtig.